Analista de treinamento passa dicas sobre gestão de tempo

“O dia está passando rápido!”; “Hoje o dia passou voando!”; “Preciso de um dia com mais de 24 horas para terminar tudo o que tenho a fazer!” Em algum momento da vida você já se deparou com essas frases ou com a essência delas. O dia termina e, ao deitar a cabeça no travesseiro, a impressão é de que nada foi realizado de fato. Ou pelo menos nada de importante e concreto. Esses podem ser sintomas da ausência de administração do tempo, atitude que prejudica, além do resultado eficiente, a qualidade de vida e a produtividade.

Foto de: Divulgação / Nube

Skarlett Oliveira: "Já parou
para pensar se suas atividades
durante o dia condizem com
seus objetivos? Você dá a devida
importância a todos esses
momentos? Por exemplo, quando 
escolhe não sair com os amigos
para estudar para a prova, dedicou 
importância a sua formação. Essas 
escolhas dizem quem você é, e o 
que realmente importa em sua vida"

“O que fazemos é exatamente proporcional ao valor da vida a qual levamos. Por exemplo, se o jovem não pratica a gestão do tempo, se não se planeja, consequentemente, não terá qualidade de vida e não sobrará tempo para fazer outras atividades, normalmente, as quais mais gostaria de fazer”, pontua a analista de treinamento do Nube, Skarlett Oliveira.

A sensação de que o tempo é escasso e as atividades são inadequadamente realizadas decorrem do estilo de vida contemporâneo, no qual ser multitarefa é a requisição. Segundo Skarlett, as mudanças contínuas da sociedade, bem como da tecnologia e dos meios de comunicação, alteram a perspectiva sobre o tempo, uma vez que situações acontecem de forma imediata e dinâmica. Por conta disso, saber se organizar é o primeiro passo para que cada meta seja cumprida satisfatoriamente.

Primeiro, organização

O planejamento deve ser de acordo com a rotina e a forma individual de lidar com os fatos diários. Oliveira exemplifica apresentando dois tipos de percepção, que se baseiam no que a pessoa julga como prioridade. Caso seja voltada a programar horários e metas irá valorizar o tempo. Em contrapartida, preza-se mais os relacionamentos, o ser humano virá à frente. Sendo assim, o cronograma deve ser tratado como um combinado consigo próprio, tanto na montagem, quanto no cumprimento dos prazos, fatores que impulsionam a vontade de realizar cada tarefa.

Para saber por onde começar, a analista indica o conceito A Tríade do Tempo, retirado do livro de mesmo nome, do especialista em gerenciamento do tempo, Christian Barbosa. “Ele aponta todas as nossas atividades classificadas em três esferas: importância, urgência e circunstância. Essas esferas mostram a forma como você utiliza o tempo que possui e, especificamente nessa metodologia, as três sempre estão separadas, nunca acontecem simultaneamente”, explica.

A Tríade do Tempo:

Atividades importantes: Trazem satisfação, retorno e sentimento de dever cumprido. Têm prazo de realização e dão sentido à vida. Por exemplo, trabalhar, estudar e ir ao médico.

Atividades urgentes: Exigem resposta imediata, causando estresse. São as famosas “de última hora”. A especialista enfatiza: “Por mais que a urgência pareça trazer um sentimento de herói, ela faz perder muito tempo, trazendo frustração, pois essa situação sempre faz você sair do cronograma”.

Atividades circunstanciais: Feitas contra a vontade, possivelmente não trarão retorno e alteram ou atrasam o restante do dia, como, por exemplo, aceitar convites por educação, reuniões marcadas em cima da hora.

De acordo com Skarlett, a divisão ideal é de 70% para atividades importantes, 20% para urgências e 10% para circunstâncias.

Mãos à obra

Dicas da analista de treinamento para economizar tempo:

Organização física: Etiquetar pastas, gavetas e armários em categorias, criar tópicos para facilitar a localização e guardar cada item no lugar. 

Organização virtual: Utilizar o mesmo método de classificação, por assunto ou contato, por exemplo. Responder e-mails com agilidade também auxilia no processo.

Respeitar-se e respeitar os outros: Não cobrar uma atividade com prazo estipulado, antes que se encerre, para não acarretar desentendimentos.

Dividir as tarefas durante os dias da semana por meio de um cronograma diário, com horário inicial e final de cada tarefa. Isso evita que você fique perdido ou tenha vontade de pará-las ou adiá-las.

Aprender a dizer não mantém o controle da lista de afazeres.

Definir prioridades. Como por exemplo:se está prestes a fazer um vestibular, concentre-se nos estudos.

Depois, ação!

Com os compromissos planejados é hora de buscar a eficiência. Oliveira ressalta, nesse caso, os “desperdiçadores de tempo”, que podem abalar a etapa prática:

Desperdiçador interno: Redes sociais e uso de celular, por exemplo. Questões que dependem da mudança de hábitos, separando o profissional do pessoal.

Desperdiçador externo: Ocorre por meio de outras pessoas ou circunstâncias. Como, problemas com o transporte ou engarrafamentos.

Desperdiçador combinado: Ocasionado pelo desenrolar de diversos acontecimentos simultâneos. “Você tinha uma entrevista agendada para as 10h, acordou 7h, ficou no computador até 8h, foi se arrumar e só conseguiu sair de casa 9h. O transporte chegou em um horário diferente do normal e você acabou chegando 20 minutos atrasado ao local”, esclarece a especialista.

Para se esquivar da procrastinação - adiamento das ocupações -, e da falta de concentração, Skarlett recomenda deixar os pensamentos negativos de lado. “Eles podem impedir a pessoa de ser produtiva. Pensar de forma positiva leva a motivação, fazendo ter vontade de realizar suas tarefas de maneira eficaz”, destaca. Além disso, cita a inspiração como “palavra-chave para não desanimar”, uma vez que motiva não apenas o término dos afazeres, mas a superação das metas e a busca por novos objetivos. “Lembre-se: A procrastinação faz uma atividade, que era somente importante, tornar-se urgente!”, finaliza.