Já parou para pensar em quantas horas você fica lendo, respondendo ou arquivando e-mails? Sem dúvida, essa tarefa seria mais prática e até mais rápida se todo mundo aprendesse a usar essa ferramenta para comunicar de uma maneira mais assertiva, não é mesmo?

Leia MaisComo escolher a profissão certa?Para que você não peque mais naqueles erros corriqueiros, confira as 5 situações que mais precisam de atenção antes de mandar um e-mail:

1 – Erros de gramática

Nem precisa dizer o quanto pega mal escrever e-mails com “mais” no lugar de, “mas”, erros de singular e plural ou verbos mal conjugados, né? Saber comunicar faz parte das habilidades que devem ser desenvolvidas por profissionais de todas as áreas e níveis hierárquicos – seus leitores agradecem! A ordem é revisar antes de mandar, sempre.

2 – Ter mais cuidado ao encaminhar mensagens

Encaminhar mensagens com um simples “para conhecimento”, sem contextualizar, acaba forçando a pessoa que recebeu a ler todos os e-mails anteriores para entender o que está acontecendo. Melhor revisar, editar o assunto e até mesmo incluir um resumo sobre os próximos passos, se necessário.

Shutterstock

3 – Expressões informais e abreviações

A linguagem dos e-mails deve ser a mais clara possível. Por isso é recomendável evitar expressões informais que podem não ser tão óbvias para todo mundo. Também é verdade que você deve sempre tentar deixar a mensagem mais curta, mas fazer isso abreviando todas as palavras não é o mais indicado.

Ao invés disso, tente filtrar as informações mais relevantes e descartar qualquer outro detalhe que não tenha tanta importância.

Kite_rin/Shutterstock

4 – Responder com cópia para todo mundo

Sempre tem alguém com a mania de dar ‘responder a todos’ em todas as mensagens do mundo. Vale a pena revisar se as pessoas em cópia realmente precisam receber aquele e-mail. Revise a informação e também os destinatários.

5 – Usar letras maiúsculas

Muita gente escreve com letras maiúsculas para destacar alguma informação, mas a impressão que fica é que a pessoa está GRITANDO ou até sendo rude, mesmo que essa não tenha sido a intenção.

:: Curtiu as dicas? Que tal começar a treinar seus e-mails para que pareçam mais profissionais? A oportunidade está aí!

Fonte: Inquietaria