Saiba como realizar uma reunião de pastoral em 5 passos

A condução eficaz de uma pastoral demanda organização e estratégia. Seja ela qual for, todos os responsáveis, principalmente os coordenadores, precisam vivenciar as “esclarecedoras” ou “temidas” reuniões, a depender de como são conduzidas.

Reuniões são necessárias. Contudo, para que elas cumpram a finalidade de manter “vivas” as ações pastorais, devem ser realizadas da forma correta. Mas qual é a maneira adequada?

Segundo o Padre José Carlos Pereira, CP, sacerdote passionista, uma boa reunião é aquela que possui um planejamento prévio com pauta e objetivos claros, participação das pessoas certas e uma condução organizada e objetiva.

Para tornar mais claro e facilitar o dia a dia das pastorais, elencamos 5 passos fundamentais, conforme o padre José, para reuniões mais produtivas.

1. Planejamento

Uma boa reunião começa antes mesmo da hora marcada. Se o coordenador não fizer o primeiro passo prévio de planejar, pode acabar tornando o encontro ineficaz e fazer todos perderem tempo.

Por isso, antes de tudo, avalie se a reunião é necessária ou se as questões pendentes podem ser resolvidas de outros modos mais simples. Vendo a real necessidade, defina de forma clara os objetivos em uma pauta.

Pauta pronta? É hora de solicitar aos demais participantes (que devem realmente ser envolvidos) outros dados para que você ajuste a pauta com antecedência.

2. Convocação adequada

Se o assunto diz respeito apenas aos coordenadores, não há por que convidar uma pessoa que não esteja diretamente envolvida com as decisões a serem tomadas. Por isso, chame apenas os participantes necessários, informando horário e local.

Vale ressaltar que é dever do coordenador garantir pontualidade. Se ele mesmo não cumpre o horário, seja para iniciar, seja para finalizar a reunião, prejudica o andamento das ações, além de causar um desconforto em todos.

Obs.: Mesmo com a data agendada, vale lembrar os participantes do compromisso alguns dias antes, lembrando o horário, local e objetivos.

3. Condução organizada

Ao dar início ao encontro, comece com o acolhimento e oração. O coordenador ou responsável deve desejar boas-vindas e conduzir uma prece. Depois, leia o conteúdo da pauta e, com objetividade, passe por cada assunto na ordem definida.

4. Participação e foco

A cada tópico abordado, dê abertura para a participação e consideração de todos. Ouvir a opinião das pessoas é importante para que possam dar a sua contribuição. Se necessário, dê feedbacks após as colocações.

Caso alguém porventura desvie do assunto discutido no momento, o coordenador deve agir, com delicadeza, para trazer a conversa para de volta o objetivo.

Obs: Cabe ao coordenador zelar pelo foco da reunião. Por isso, peça a colaboração de todos para evitar o uso de celular.

5. Encaminhamentos e registro

Por fim, é fundamental definir responsáveis e prazos para os objetivos traçados.

É necessário também registrar uma síntese de todo o conteúdo discutido na reunião em “Ata”. “Toda pastoral deve ter um livro com tais registros”.

Encerre a reunião com uma oração final.

Você já seguia esse passo a passo? Para caminhar em comunhão, é importante executar boas reuniões na sua pastoral. Este é um momento de tomar decisões em conjunto, avaliar como andam as atividades e redirecionar os caminhos para uma evangelização mais efetiva na comunidade. 

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